A máme tu další práci, která vypadá na rychlé vyřízení:

Na první pohled jednoduché. Zákazník požádal pouze o kopii IMDS z jednoho závodu do druhého.

Ale po prvním kontaktu zjistíte, že pouhé otevření a kopie nebude stačit (jak jinak). Se zákazníkem jsme zjistili co vše je nutno změnit. kromě obligátního doplnění chybějících recyklátů u starších ocelových materiálů, zákazník ještě upozorní na další chybějící údaje.

V praxi však rychle zjistí, že regulační informace nejsou běžnou součástí editace MDS. Nelze je vždy doplnit přímo ve stromové struktuře a často je potřeba:

najít skutečného vlastníka materiálu,
vytvořit nebo upravit správný Material MDS či Material Module,
materiál interně uvolnit,
mít zvláštní uživatelské oprávnění,
otevřít Regulation Wizard,
vyplnit příslušné regulační odpovědi,
a regulační informace ještě samostatně uvolnit.

Tento článek navazuje na předchozí zkušenosti s opravami IMDS a ukazuje praktický postup na konkrétním požadavku od zákazníka.

IMDS tip z praxe: Regulation Wizard

Výchozí situace: MDS byl přijat, ale s požadavkem na opravu

Zákazník MDS v minulosti přijal, protože data potřeboval pro další zpracování, současně však upozornil na několik bodů, které by za běžných okolností vedly k zamítnutí:

Recycled content was missing for AlMg5 / EN AW 5754.
Biocidal product information missing: Coating film.
Naming convention according to rule 4.4.2.B REC001 – Thixon YR-EFV.

K tomu se při kontrole regulačních údajů přidala ještě otázka EUDR, tedy údajů souvisejících s původem přírodního kaučuku a odlesňováním.

Na jednom MDS tak bylo potřeba řešit čtyři odlišné oblasti:

obsah recyklátu u hliníku,
správný obecný název lepidla,
biocidní informace u povlaku,
EUDR informace u materiálů obsahujících relevantní přírodní suroviny.

Každá z těchto informací se v IMDS zadává jiným způsobem.

1. Oprava názvu materiálu podle REC001

První problém byl materiál pojmenovaný:

Thixon YR-EFV

To je obchodní označení výrobku. Podle pravidla 4.4.2.B Recommendation IMDS 001 nesmí být obchodní název použit v poli Name. Obchodní označení patří do samostatného pole Trade name.

Správné rozdělení může vypadat například takto:

Pole	Příklad
Name	`Rubber-based adhesive`
Trade name	`THIXON™ YR-EFV`
Classification	`6.2 Adhesives, sealants`

Pokud chemický typ nelze spolehlivě doložit, je bezpečnější použít obecnější popisný název, například:

Rubber-to-metal adhesive layer

REC001 požaduje, aby neexistuje-li standardizované označení, byl použit popisný název identifikující kategorii materiálu. Mezi oficiální příklady patří mimo jiné právě Adhesive layer.

Původní materiál s obchodním názvem v poli Name.

Opravené rozdělení polí Name a Trade name.

Praktická poznámka

Pouhé přepsání názvu není vhodné, pokud současně měníme skutečný typ lepidla nebo jeho složení. V takovém případě je lepší vytvořit nový materiálový záznam nebo novou verzi stávajícího vlastního materiálu.

2. Proč nelze regulační informace zadat přímo do stromu MDS

Biocidní informace, REACH Annex XIV, MCCP a EUDR nejsou běžná pole ve stromu Ingredients.

Spravují se prostřednictvím samostatné funkce:

Functions → Regulation Wizard

Regulation Wizard, dříve označovaný také jako Chemistry Manager, je oddělená část IMDS určená pro správu strukturovaných regulačních informací. Umožňuje upravovat regulační odpovědi bez toho, aby bylo nutné znovu otevírat celý MDS.

Regulační informace jsou v IMDS:

spojeny s konkrétním MDS nebo modulem,
verzovány odděleně od běžné verze MDS,
po uvolnění okamžitě dostupné v dodavatelském řetězci,
nepodléhají samostatnému procesu Accept/Reject.

To je důležitý rozdíl.

Změna regulační odpovědi tedy nemusí vždy znamenat změnu chemického složení nebo novou verzi celého finálního komponentového MDS.

3. Potřebné uživatelské oprávnění

Regulation Wizard nemusí být dostupný každému běžnému uživateli IMDS.

Uživatel potřebuje příslušné oprávnění pro práci s Chemistry Managerem oziroma Regulation Wizardem. Toto oprávnění přiděluje Company Administrator v administraci uživatelů. Oficiální informace IMDS potvrzují, že funkce je dostupná pouze uživatelům s tímto zvláštním privilegiem.

Když uživatel potřebné oprávnění nemá, může nastat například tato situace:

Regulation Wizard se v nabídce Functions vůbec nezobrazí,
zobrazí se pouze možnost regulační informace prohlížet,
nelze vytvořit nebo uvolnit novou odpověď,
nelze reagovat na Regulatory Information Request.

Co musí zkontrolovat administrátor

V menu:

Administration → User

je potřeba otevřít příslušný uživatelský účet a ověřit, zda má uživatel povoleno oprávnění pro Regulation Wizard / Chemistry Manager.

Administrace uživatele a příslušné oprávnění.

Doporučená interní praxe

Oprávnění by nemělo být automaticky přiděleno všem uživatelům. Regulační odpovědi mohou mít právní a dodavatelsko-řetězcový význam. Je vhodné, aby je vyplňoval pracovník, který má k dispozici:

složení materiálu,
potvrzení dodavatele,
SDS nebo technickou dokumentaci,
informace o funkci dané substance,
informace o původu přírodních surovin,
podklady oddělení Product Compliance nebo nákupu.

4. Materiál musí být nejprve interně uvolněný

Jedním z nejméně intuitivních kroků je podmínka, že regulační informace nelze plnohodnotně zadat k rozpracovanému materiálu.

Podle Recommendation IMDS 026 musí být MDS nejprve interně uvolněn. Teprve následně lze zadat a uvolnit požadované regulační informace. Potom může být výsledný MDS odeslán zákazníkovi.

Praktický postup je proto:

vytvořit nebo opravit Material MDS / Material Module,
dokončit jeho strukturu a základní údaje,
provést Check,
použít Release Internal,
otevřít Regulation Wizard,
zadat BPR, EUDR nebo další požadované informace,
regulační informace samostatně uvolnit,
teprve potom vložit nebo aktualizovat materiál ve finálním MDS a odeslat zákazníkovi.

Tlačítko nebo menu Release Internal.

Proč je interní release nutný

Regulation Wizard nepracuje s průběžně měněným konceptem materiálu. Potřebuje stabilní a jednoznačně identifikovanou uvolněnou verzi, ke které budou regulační odpovědi připojeny.

To také vysvětluje častý problém:

„Materiál jsem vytvořil, ale Regulation Wizard jej nenajde.“

První kontrola by měla být:

Je to vlastní materiál nebo modul?
Je uvolněn interně?
Jsem přihlášen ve správné organizační jednotce?
Mám potřebné oprávnění?
Obsahuje materiál skutečně substanci nebo skupinu, která danou regulaci spouští?

5. Jak materiál najít v Regulation Wizardu

Po interním uvolnění otevřeme:

Functions → Regulation Wizard

Ve vyhledávání lze filtrovat například podle:

regulace,
názvu materiálu,
IMDS ID,
stavu regulační informace,
vlastnictví MDS,
požadavků přijatých od zákazníků.

Výsledky mají zobrazovat relevantní uvolněné záznamy, u kterých je možné informace zadat nebo aktualizovat.

Úvodní obrazovka Regulation Wizardu.

Výsledek vyhledávání konkrétního materiálu.

Je nutno jakou oblast regulací vyhledáváte – BPR či EUDR.

6. Biocidní informace

V tomto případě zákazník uvedl:

Biocidal product information missing

To neznamená automaticky, že povlak je biocidní výrobek nebo že hotový díl má biocidní funkci.

IMDS může vyžadovat odpovědi proto, že materiál obsahuje substanci označenou jako potenciálně relevantní pro BPR a jeho klasifikace spadá do příslušné interní matice.

Recommendation 026 rozlišuje zejména tři otázky:

Je materiál stále ve výrobě?
Byla substance přidána kvůli své biocidní funkci?
Je biocidní vlastnost požadována také ve finálním výrobku?

Podle odpovědí může být potřeba vybrat také příslušný Product Type – PT.

Příklad u lepidla

Lepidlo obsahuje konzervační látku, která chrání kapalný produkt v nádobě proti mikrobiálnímu napadení.

Po vytvrzení na automobilovém dílu však nemusí být žádná biocidní vlastnost požadována.

Potom mohou být odpovědi například:

Otázka	Možná odpověď
Still in production?	Yes
Added for biocidal property?	Yes
Biocidal property desired in finished article?	No

Taková odpověď ale musí být založena na informaci od výrobce povlaku. Nelze ji určit pouze podle názvu substance.

Recommendation 026 přímo uvádí příklad barvy, do které je biocid přidán kvůli ochraně kapalného produktu, zatímco ve vytvrzeném povlaku již biocidní účinek není požadován.

Pozor

Regulation Wizard sleduje:

biocidní substanci,
její funkční účel,
Product Type,
relevanci pro finální treated article.

Neslouží však jako kompletní náhrada autorizace biocidního přípravku ani označování treated articles podle BPR.

BPR otázky ve Wizardu.

7. EUDR / Deforestation informace

Další oblastí je EUDR, tedy EU Deforestation Regulation.

V automotive se může týkat zejména materiálů obsahujících:

přírodní kaučuk,
dřevo,
kůži nebo produkty související se skotem,
palm oil derivatives,
další relevantní komodity nebo jejich deriváty.

Recommendation IMDS 026 uvádí mezi relevantními komoditami například dřevo a kaučuk. Cílem je umožnit rozlišení, zda materiál pochází z přírodní relevantní komodity, zda je syntetický nebo zda jde o materiál recyklovaný.

Proč se EUDR objevuje u pryžových materiálů

Materiál může obsahovat položku označenou pouze jako „rubber“, ale pro EUDR je zásadní rozlišit:

natural rubber,
synthetic rubber,
kombinaci přírodního a syntetického kaučuku,
recyklovaný materiál.

Syntetický kaučuk vyrobený z petrochemických surovin není totéž jako přírodní kaučuk získaný z kaučukovníku. Regulation Wizard proto potřebuje doplňující kvalifikaci, kterou nelze vždy odvodit pouze z běžného názvu substance.

Jaké podklady si vyžádat

Od dodavatele elastomeru nebo pryžové směsi je vhodné získat:

potvrzení, zda směs obsahuje přírodní kaučuk,
podíl nebo relevantní druh použitého kaučuku,
zda je kaučuk syntetický,
zda jde o recyklovaný vstup,
EUDR prohlášení nebo due-diligence informace, jsou-li relevantní,
informaci o původu, pokud ji zákazník nebo právní proces vyžaduje.

EUDR část Regulation Wizardu.

Důležitá hranice

IMDS Regulation Wizard je nástroj pro přenos strukturovaných informací. Samotné vyplnění pole v IMDS nenahrazuje celý právní EUDR due-diligence proces společnosti.

8. Uložení není totéž jako Release

Po vyplnění odpovědí je potřeba regulační informace nejen uložit, ale také uvolnit.

Typický proces:

otevřít regulaci u konkrétního materiálu,
doplnit všechny povinné odpovědi,
uložit rozpracované údaje,
zkontrolovat jejich stav,
použít Release,
ověřit, že stav již není incomplete nebo no reg. info. provided yet.

Tlačítko Save v Regulation Wizardu.

Tlačítko Release a výsledný status.

Recommendation 026 zdůrazňuje, že regulační informace jsou verzovány samostatně. Po jejich uvolnění jsou okamžitě aktivní v dodavatelském řetězci, bez dalšího procesu acceptance.

To znamená, že:

Save ponechá rozpracovanou nebo neúplnou verzi,
Release zpřístupní regulační informaci pro navazující MDS a zákazníky.

9. Kdo může údaje skutečně opravit

Odpovědnost leží u vlastníka příslušného MDS nebo modulu.

Pokud ve svém komponentovém MDS pouze odkazujeme na materiál od jiného dodavatele, regulační odpovědi tohoto cizího materiálu sami měnit nemůžeme. Odpovědnost má autor materiálového MDS. Recommendation 026 výslovně uvádí, že odpovědnost za regulační údaje leží u tvůrce MDS, nikoliv u společnosti, která externí MDS pouze referencuje.

Máme potom dvě možnosti:

požádat dodavatele mimo IMDS,
odeslat Regulatory Information Request prostřednictvím Wizardu.

Pro starší přijaté MDS lze regulační informaci požadovat bez nutnosti zamítnout celý datasheet. Recommendation 026 dokonce uvádí, že chybějící regulatory information u starších dat nemá být automaticky důvodem k rejection; správnou cestou je regulační požadavek ve Wizardu.

10. Praktický workflow celé opravy

V našem případě byl nejbezpečnější postup následující:

A. Název materiálu

Zjistit, zda je materiál vlastní nebo dodavatelský.
U vlastního materiálu vytvořit novou verzi nebo nový Material Module.
Do pole Name zadat popisný název.
THIXON YR-EFV přesunout do Trade name.
Materiál zkontrolovat a interně uvolnit.

B. Biocidní informace

Ověřit relevantní substanci a její funkci.
Vyžádat potvrzení od výrobce.
Otevřít Regulation Wizard.
Vyplnit BPR otázky.
Vybrat PT, pokud jej systém a odpovědi vyžadují.
Regulační informaci uložit a uvolnit.

C. EUDR

Zjistit, zda materiál obsahuje přírodní kaučuk nebo jinou relevantní komoditu.
Rozlišit přírodní, syntetický a recyklovaný původ.
Získat podklady od dodavatele.
Vyplnit EUDR část Wizardu.
Informaci uvolnit.

D. Finální MDS

Aktualizovat reference na opravené materiály nebo moduly.
Zkontrolovat recycled content.
Spustit Check.
Prověřit status všech regulačních informací.
Uvolnit novou verzi finálního MDS.
Odeslat ji zákazníkovi.

Nejčastější chyby

Úprava obchodního názvu pouze „kosmeticky“

Přesunutí obchodního názvu do Trade name je správné, ale obecný název musí stále odpovídat skutečné kategorii materiálu.

Vyplnění BPR odpovědi odhadem

To, že substance může mít biocidní vlastnosti, ještě neznamená, že byla za tímto účelem skutečně přidána.

Zaměnění přírodního a syntetického kaučuku

Pro EUDR je tento rozdíl zásadní. Samotný text „rubber“ není dostatečný.

Materiál není interně uvolněný

Pak jej Regulation Wizard nemusí nabídnout k editaci.

Uživatel nemá příslušné oprávnění

Běžný IMDS účet nemusí mít Chemistry Manager / Regulation Wizard privilege.

Informace je pouze uložená, nikoliv uvolněná

Zákazník nebo navazující MDS pak stále vidí neúplný stav.

Pokus opravit cizí dodavatelský materiál

Regulační údaje může měnit vlastník zdrojového MDS. U cizí reference je potřeba kontaktovat dodavatele nebo odeslat Regulatory Information Request.

Co se stane při vytvoření nové verze nebo kopie

Regulační informace jsou v IMDS verzovány odděleně od samotného MDS. Při vytvoření nové verze stejného MDS nebo material modulu se již uvolněné regulační informace z předchozí verze převezmou. Stejně se chovají také forwarded MDS. To je praktické, protože není nutné při každé běžné revizi znovu ručně vyplňovat celý Regulation Wizard. Převzaté odpovědi ale musí vlastník vždy zkontrolovat, zejména pokud se změnilo složení materiálu, relevantní substance, regulační seznam nebo způsob použití.

Potřebujete pomoc s IMDS?

Řešíte rejection, aktualizaci starých materiálů, Regulation Wizard, biocidy, EUDR, REACH/SVHC, recyklát nebo zákaznické požadavky OEM a Tier 1?

Jsem tu pro vás. Zavolejte nebo napište a společně najdeme praktické řešení přímo pro váš MDS.

IMDS

IMDS Regulation Wizard v praxi: Biocidy a EUDR